Tips Membuat Invoice Paling Tepat Ala EKA BKJ, Agar Customer Cepat Bayar Tagihan!

Koseptor: @Ratu Eka Bkj

Penulis: @Chosiatul Marfiin

Invoice - Jika Anda adalah seorang Pengusaha, pastinya sudah tidak asing lagi dengan namanya invoice secara garis besarnya. Pasalnya, sangat penting Anda fikirkan dalam menunjang keberlangsungan usaha yang sedang berjalan. Invoice berasal dari istilah bahasa inggris, biasa dikenal dengan nama faktur atau tangguhan pembelanjaan. Secara umum, merupakan lembaran yang berisi tagihan pembayaran atau pembiayaan karena adanya transaksi barang atau jasa. Disusun secara sistematis dan terlampir, disertai jumlah tangihan yang harus segera dibayarkan, kepada siapa tangihan itu diperutukkan. 

Adanya invoice akan memudahkan Anda mengatur keuangan perusahaan, demi kemajuan bisnis yang Anda jalankan. So, jika invoice merupakan sebuah tagihan, lalu apa perbedaanya dengan struk belanjaan yang biasa Anda dapatkan saat berbelanja di swalayan maupun toko? Oke, akan kami jelaskan. Invoice akan diberikan penjual kepada konsumen sebelum barang atau jasa itu diberikan, sedangkan struk belajaan akan diterima konsumen saat barang itu akan diterima. Sudah cukup jelaskan tentang perbedaan invoice dan struk belanjaan bukan? Yuks, lanjutin bacanya biar pengetahuan tentang invoice semakin dalam.

Format Yang Ada Dalam Invoice

Invoice secara hukum, tidak ada desain baku dalam pembuatannya. Sehingga, setiap penjual barang atau jasa bisa mengeluarkan bentuk invoice yang berbeda-beda. Akan tetapi, dalam pembuatan invoice Anda perlu memasukkan informasi yang jelas, diantaranya yaitu:

1. Judul Surat yang Bertuliskan Invoice

Hal ini dilakukan agar konsumen tahu bahwa yang diterimanya adalah invoice atau surat penagihan.

2. Sertakan Logo Perusahaan

Bertujuan untuk meningkatkan kualitas perusahaan dalam pelayanan terhadap konsumen.

3. Cantumkan Nama Perusahaan atau Nama Dari Penagih

Mencantumkan nama penagih atau perusahaan sangat penting dilakukan, berkenaan dengan orang yang bertanggung jawab atas barang dan jasa yang telah dipesan oleh konsumen.

4. Perlu Mencantumkan Alamat Lengkap dan Kontak Penagih

Dengan mencantumkan alamat lengkap dan kotak penagih, sewaktu-waktu konsumen dapat menghubungi orang bersangkutan jika terjadi sesuatu yang perlu dilaporkan oleh konsumen. Sehingga, terjalin komunikasi lancar antara konsumen dan penjual. Dalam membuatnya, jangan lupa mencantumkan kode pos juga ya!

5. Tuliskan Daftar Barang ataupun Jasa yang Dipesan, Sertakan Rinciannya

Biasanya informasi ini ditampilkan dalam bentuk tabel. Rincian tersebut akan meningkatkan kepercayaan konsumen terhadap sebuah perusahaan, karena tagihan yang harus dibayar konsumen tertera dengan jelas.

6. Tulis Tanggal Penagihan Serta Batas Akhir Pembayaran

Tanggal penagihan mulai diberlakukan semenjak contoh penagihan setiap konsumen dikirimkan oleh penjual jasa atau barang. Selain itu, batas pembayaran dicantumkan pun untuk mengingatkan konsumen agar segera melunasi tagihan secara tepat waktu. Anda juga bisa mencantumkan metode pembayaran sesuai kesepakatan, untuk memudahkan konsumen dalam melunasi tagihannya.

Kebijakan setiap perusahaan berbeda, ada yang dalam transaksinya diserahkan bertahap dan ada pula secara langsung keseluruhan. Sehingga, diperlukan beberapa kali transakasi. Namun pada umumnya, perusahaan akan menetapkan pembayaran terhadap transaksi yang telah disepakati ketika pesanan konsumen telah diterima secara keseluruhan. Oleh karena itu, informasi data yang berhubungan dengan penagihan sangat diperlukan oleh pihak perusahaan atau penagih serta konsumen itu sendiri.

Lalu, Bagaimana Tips Jitu Agar Konsumen Segera Melunasi Tagihannya Dengan Invoice, Ala EKA BKJ? Simak Terus Ya!

Ada beberapa hal yang bisa Anda lakukan untuk membuat konsumen segera melunasi tagihannya. Salah satunya dengan menggunakan invoice, baik secara online maupun konvensional. Namun yang perlu diketahui adalah, bukan sekedar invoice tanpa strategi. Ada beberapa tips yang harus Anda terapkan Ala EKA BKJ, berikut ini:

1. Buatlah Kesepakatan Batas Waktu Pembayaran Kepada Konsumen Sebelum Memulai Kerjasama atau Job

Jangan ragu untuk mengajukan kesepakatan pembayaran kepada pembeli secara  tertulis. Perjanjian yang tertulis disertai materai akan lebih diakui keabsahannya dari pada hanya lewat omongan saja.

2. Kirimkan Invoice Secara Sopan Terhadap Konsumen

Jangan terlalu menggebu untuk meminta konsumen segera melunasi tanggungannya, cukup Anda tuliskan saja permintaan untuk melunasi tepat waktu atau ucapan terimakasih sudah bekerjasama. Hal ini akan meningkatkan potensi konsumen untuk segera melunasi tanggungannya tepat waktu, karena mereka merasa dihargai.

3. Tuliskan Batas Akhir Pelunasan Secara Spesifik

Berikan himbauan untuk melunasi tagihannya secara rinci, semisal menyebutkan batas pembayaran, tanggal, hari dan jam.

4. Buat Biaya Pinalti Jika Terjadi Keterlambatan Dalam Pembayaran

Hal ini perlu Anda fikirkan sebelum memulai sebuah pekerjaan. Anda bisa membuat kesepakatan pinalti di awal dengan konsumen, agar tidak ada yang merasa dirugikan antara perusahaan ataupun konsumen.

Sebagai Pembisnis, sudah barang tentu memperhatikan hal-hal yang sangat vital dalam keberlangsungan perusahaan. Ivoice merupakan salah satu dari hal penting perusahaan, karena dengan adanya pengelolahan invoice yang baik akan memudahkan perusahan dalam mengatur keluar masuknya keuangan. Oke Pemirsa, begitulah tips dan penjelasan dari Kami EKA BKJ. Semoga bermanfaat bagi kemajuan bisnis Anda. Sampai jumpa di artikel berikutnya, dan selamat mencoba!

Share this post